Ablauf des Vorstellungsgesprächs

Wie sieht die optimale Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch aus?

Das Bewerbungsgespräch macht viele Bewerbende nervös. Mit einer guten Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch kannst du deiner Aufregung entgegenwirken.

• Recherche: Informiere dich über das Unternehmen, Produkte, Dienstleistungen, Projekte, Kultur und Werte.
• Selbstpräsentation üben: Bereite dich auf deine Selbstpräsentation vor, bleibe authentisch und untermauere deine Antworten mit Beispielen.
• Typische Fragen durchgehen: Leg dir Antworten für typische Bewerbungsfragen zurecht. Im Idealfall übst du sie im Voraus mit einer Person deines Vertrauens – zum Beispiel einer Freundin oder einem Freund.
• Eigene Fragen vorbereiten: Überlege dir sinnvolle Fragen, die du im Bewerbungsgespräch stellen kannst, um mehr über die Position zu erfahren und Interesse zu zeigen.
• Begrüssung und Verabschiedung üben: Die ersten und letzten Sekunden des Gesprächs prägen den Eindruck, den du hinterlässt. Übe deshalb eine selbstbewusste Begrüssung und eine freundliche Verabschiedung.
• Anreise planen: Zu einer sorgfältigen Vorbereitung gehört die Planung der Anreise, damit du pünktlich zu deinem Termin erscheinst.

Ablauf des Vorstellungsgesprächs

Zu wissen, wie das Gespräch ungefähr ablaufen wird, hilft dir dabei, dich optimal vorzubereiten und deine Nervosität zu senken. Ein Vorstellungsgespräch verläuft oft in ähnlicher Struktur:

Tipps, um im Vorstellungsgespräch zu überzeugen

Du weisst vorher nie genau, wie ein Vorstellungsgespräch tatsächlich ablaufen wird, welche Fragen gestellt werden oder wie die Atmosphäre ist. Die folgenden Tipps helfen dir dabei, im Vorstellungsgespräch souverän aufzutreten und einen überzeugenden Eindruck zu hinterlassen:

1. Gründliche Vorbereitung: Eine umfassende Vorbereitung ist unerlässlich, wenn du selbstsicher erscheinen möchtest. Dazu gehören unter anderem eine gründliche Recherche, das Üben deiner Selbstvorstellung und das Vorbereiten relevanter Fragen und Antworten für das Vorstellungsgespräch.

2. Angemessenes Erscheinungsbild: Der Internetauftritt des Unternehmens kann dir Hinweise darauf geben, welche Kleidung für das Bewerbungsgespräch geeignet ist. Wie sind die Mitarbeitenden gekleidet? So erfährst du zum Beispiel, ob du im Anzug erscheinen solltest oder ob dezent-elegante Kleidung angemessen ist.

   Unabhängig vom Dresscode sollte deine Kleidung sauber und faltenfrei sein. Achte darauf, dass deine Schuhe zum Outfit passen und geputzt sind. Make-up, Nagellack, Schmuck und Parfum sollten dezent sein, die Frisur ordentlich und der Bart gepflegt.

3. Körpersprache: Achte nicht nur darauf, was du sagst und wie du dich ausdrückst, sondern auch auf deine Gestik und Mimik. Eine vertraute Person kann dir dabei helfen, störende Angewohnheiten zu erkennen und an deinem Auftreten zu arbeiten.

   Achte auf folgende Punkte:

   • Fester Händedruck
   • Freundliches und offenes Lächeln
   • Ruhige und deutliche Aussprache in angenehmer Stimmlage
   • Klare und konkrete Formulierungen
   • Blickkontakt
   • Aufrechte, entspannte und offene Körperhaltung
   • Kontrollierte Bewegungen

   Darauf solltest du verzichten:

   • Arme verschränken
   • Häufig ins Gesicht fassen
   • An den Haaren oder mit dem Schmuck spielen
   • Wild gestikulieren
   • Mit dem Bein wippen
4. Aktiv zuhören und Rückfragen stellen: Höre aufmerksam zu, mach dir gegebenenfalls Notizen und unterbrich deine Gesprächspartnerin oder deinen Gesprächspartner nicht. Stelle Rückfragen, wenn Informationen unklar sind. So signalisierst du Interesse und Engagement. Sollte sich während des Gesprächs keine Gelegenheit ergeben, kannst du üblicherweise am Ende des Bewerbungsgesprächs Fragen stellen.
5. Authentizität und Selbstbewusstsein: Sei du selbst und zeige gleichzeitig, dass du den Anforderungen gewachsen bist. Ein souveräner, aber nicht überheblicher Auftritt wirkt stärker als eine perfekt einstudierte Show.
6. Nervosität kontrollieren: Ein bisschen Aufregung ist normal. Bereite dich mental auf das Bewerbungsgespräch vor, atme bewusst und denke daran: Es handelt sich nicht um eine Prüfung, sondern um ein gegenseitiges Kennenlernen.
7. Klares Interesse signalisieren: Am Ende des Gesprächs kannst du noch einmal dein Interesse an der Stelle betonen und nachfragen, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.

Wer nimmt am Vorstellungsgespräch teil?

Meist sitzen dir im Vorstellungsgespräch ein bis drei Personen gegenüber. Die Gesamtbesetzung hängt in der Regel von der Grösse des Betriebs ab.

Mögliche Gesprächspersonen:

• HR-Vertretung
  Eine Vertreterin oder ein Vertreter der Personalabteilung achtet auf einen fairen Ablauf, stellt allgemeine oder organisatorische Fragen und prüft, ob du zur Unternehmenskultur passt. Diese Person behält zudem den Überblick über den Bewerbungsprozess.
• Direkte Führungskraft
  Eine direkte Führungskraft – zum Beispiel die Abteilungsleitung – ist oft die wichtigste Person im Gespräch. Sie möchte selbst einschätzen, ob du ins Team passt und ob deine Kompetenzen den Anforderungen in der Abteilung entsprechen. In kleinen Betrieben führt auch oft die Geschäftsleitung höchstpersönlich das Bewerbungsgespräch.
• Zukünftige Kolleginnen und Kollegen
  Manchmal nimmt ein Teammitglied am Vorstellungsgespräch teil, um einen Eindruck davon zu erhalten, ob eine Zusammenarbeit mit dir gelingen könnte.
• Personalvertretung/Personalkommission
  In grösseren Unternehmen oder im öffentlichen Dienst kann ein Mitglied der Personalvertretung oder der Personalkommission beim Bewerbungsgespräch anwesend sein. Diese Person achtet darauf, dass das Verfahren korrekt abläuft und alle Bewerbenden gleich behandelt werden.

Warum die Zusammensetzung der Gesprächsteilnehmenden variieren kann

Je nach Unternehmen und Position kann es mehrere Gesprächsrunden mit Bewerbenden geben. Bei den Terminen sind üblicherweise verschiedene Personen anwesend, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen.

Beispiele:

• Erstes Gespräch: Persönliches Kennenlernen
  Häufig findet das erste Gespräch mit einer Personalerin oder einem Personaler statt. Dabei geht es vor allem darum, dich kennenzulernen, deinen Lebenslauf zu besprechen, grundlegende Fähigkeiten zu prüfen und herauszufinden, ob du grundsätzlich ins Unternehmen passt.
• Zweites Gespräch: Fachliche Einschätzung
  In der zweiten Runde sind meist direkte Vorgesetzte dabei. Hier kommen Themen zur Sprache, die im ersten Gespräch möglicherweise nicht ausreichend geklärt wurden. Im Mittelpunkt stehen deine fachlichen Kenntnisse und deine Arbeitsweise. Konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Beruf oder Studium können ebenfalls eine Rolle spielen. Vielleicht musst du auch eine Präsentation oder einen Bericht vorbereiten.
• Drittes Gespräch: Näheres Kennenlernen und finale Entscheidung
  In manchen Unternehmen gibt es ein weiteres Gespräch mit höheren Führungskräften oder der Geschäftsleitung. Ziel ist es, offene Fragen zu klären und die finale Entscheidung vorzubereiten. Manchmal dient das dritte Bewerbungsgespräch auch dem Kennenlernen mit dem Team.

Probearbeiten

Gerade bei grösseren Firmen oder bei Lehrstellen kann zwischen den Gesprächen auch ein Praxistag liegen. Hier kannst du nicht nur deine Persönlichkeit und dein Fachwissen präsentieren, sondern auch deine praktische Eignung.

Tests im Vorstellungsgespräch

Im Vorstellungsgespräch können dich verschiedene Tests erwarten. Nebst den fachlichen Qualifikationen werden beispielsweise auch soziale Kompetenzen und bestimmte Verhaltensweisen überprüft.

Typische Testarten:

• Sprachtests (zum Beispiel Englischtest)
  Wenn für die Stelle gute Sprachkenntnisse erforderlich sind, werden diese möglicherweise im Rahmen eines separaten Tests geprüft. Vielleicht musst du aber auch einen Teil des Gesprächs in der benötigten Sprache führen.
• Fachtests und Arbeitsproben
  Diese Tests prüfen dein praktisches Können im jeweiligen Berufsfeld. Eine Informatikerin oder ein Informatiker könnte zum Beispiel die Aufgabe erhalten, einen kurzen Code zu schreiben.
• Intelligenz- und Logiktests
  Hierbei geht es um logisches Denken, Problemlösungsfähigkeit und analytisches Verständnis. Typisch für solche Tests sind Zahlen- und Buchstabenreihen, Matrizen und Wortanalogien.
• Konzentrationstests
  Solche Tests messen, wie genau und aufmerksam du arbeitest. Typisch ist etwa das Vergleichen von Symbolen, Buchstaben oder Zahlen unter Zeitdruck.
• Persönlichkeitstests
  Diese werden eingesetzt, um ein Bild von deinen Eigenschaften und Verhaltensweisen zu erhalten. Du musst unter anderem einschätzen, wie du in bestimmten Situationen reagieren würdest.

In einigen Fällen werden Bewerbende zu einem Assessment-Center eingeladen. Dabei handelt es sich um ein Verfahren, bei dem du verschiedene Übungen wie Rollenspiele, Gruppendiskussionen und Arbeitssimulationen durchläufst. Das Assessment-Center kann wenige Stunden oder bis zu zwei Tage dauern. In der Regel werden mehrere Bewerbende zu diesem Verfahren eingeladen.

Wie lange dauern Vorstellungsgespräche?

Die Dauer eines Vorstellungsgesprächs kann stark variieren. Typischerweise dauert ein Gespräch zwischen 30 und 60 Minuten, in manchen Fällen auch 90 Minuten oder länger.

Einflussfaktoren auf die Gesprächsdauer:

• Anzahl der Interviewenden: Vor allem in grösseren Unternehmen führen oft mehrere Personen Bewerbungsgespräche mit den Kandidatinnen und Kandidaten durch. Je mehr Personen teilnehmen, desto länger kann das Vorstellungsgespräch dauern.
• Gesprächsform: Gruppeninterviews nehmen in der Regel mehr Zeit in Anspruch als Einzelgespräche. In einem Telefoninterview klären Personalverantwortliche oft nur die wichtigsten Fragen, sodass es besonders kurz ausfällt.
• Karrierestufe: Bewirbst du dich als Aushilfe, Praktikantin oder Praktikant, Berufseinsteigerin oder Berufseinsteiger, musst du nicht so umfangreiche Fähigkeiten belegen können wie eine Führungskraft.
• Tiefe der Fachfragen: Auch wenn es sich um eine sehr komplexe oder fachspezifische Position handelt, dauert das Vorstellungsgespräch länger. Hier werden oft komplexe Aufgaben oder Fallbeispiele besprochen.
• Persönliche Gespräche: Lockerer Small Talk zu Beginn oder private Zwischenfragen verlängern die Dauer des Vorstellungsgesprächs.
• Anzahl der Themen und Aufgaben: Je mehr Punkte behandelt werden, desto länger dauert das Gespräch.

Nach dem Bewerbungsgespräch

Nachdem du dich höflich verabschiedet hast, heisst es: abwarten. In der Zwischenzeit kannst du das Vorstellungsgespräch nachbereiten. Es bietet dir die Gelegenheit, zu lernen und dich weiterzuentwickeln. Gibt es Fragen oder Situationen, die du besonders gut gemeistert hast? Wo siehst du selbst noch Verbesserungspotenzial?

Weitere Fragen zum Ablauf des Vorstellungsgesprächs

Wie viele Vorstellungsgespräche werden in der Regel absolviert, bis man eine Zusage erhält?

Die Anzahl der Vorstellungsgespräche ist sehr unterschiedlich und hängt unter anderem von der Branche, den Qualifikationen und der Situation auf dem Arbeitsmarkt ab. Viele Arbeitgeber entscheiden sich nach zwei oder drei Vorstellungsrunden für eine Bewerberin oder einen Bewerber.

Wie läuft die Begrüssung ab, wenn mehrere Personen an einem Gespräch teilnehmen?

Üblicherweise leitet eine Personalerin oder ein Personaler oder eine Führungskraft das Vorstellungsgespräch. Da diese Person dich in der Regel empfängt, begrüsst du sie als Erstes. Anschliessend werden dir die anderen teilnehmenden Personen vorgestellt. Begrüsse alle Anwesenden der Reihe nach freundlich mit Blickkontakt und einem festen Händedruck – sofern angeboten. Stell dich kurz vor und warte auf die Zuweisung deines Platzes.

Wie verhält man sich, wenn man direkt im Anschluss an das Gespräch eine Zusage bekommt?

Herzlichen Glückwunsch! Freu dich sichtlich, aber nicht überschwänglich. Bedank dich für das Vertrauen und das Angebot. Du kannst es direkt annehmen oder um ein bis zwei Tage Bedenkzeit bitten. Den Arbeitsvertrag solltest du vor der Unterzeichnung gründlich prüfen.

Wie viele Bewerber werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen?

Die Anzahl der eingeladenen Personen hängt unter anderem vom Unternehmen, von der Position und von der Zahl der Bewerbenden ab. Als Richtwert gilt, dass etwa 3 bis 10 Bewerbende zur ersten Gesprächsrunde eingeladen werden. In grossen Unternehmen und Konzernen können es deutlich mehr sein. Bei weiteren Vorstellungsgesprächen reduziert sich die Anzahl der Eingeladenen.

Welche Bewerber*innen werden zuerst zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen?

Zuerst laden Arbeitgebende in der Regel die Kandidatinnen und Kandidaten ein, die das Anforderungsprofil scheinbar am besten erfüllen. Auch der Zeitpunkt des Bewerbungseingangs kann eine Rolle spielen.

Sollte man zu den ersten oder letzten Bewerbenden gehören, die an einem Bewerbungsgespräch teilnehmen?

Die ersten Bewerbenden setzen den Massstab für die nachfolgenden Gespräche, während die letzten Bewerbungsgespräche oft besser im Gedächtnis bleiben. Entscheidend ist letztlich jedoch nicht der Zeitpunkt des Termins, sondern deine Leistung im Vorstellungsgespräch.

Darf man im Bewerbungsgespräch sagen, dass man aufgeregt ist?

Du kannst zu Beginn des Bewerbungsgesprächs offen sagen, dass du aufgeregt bist. Mit Aussagen wie «Ich bin ein wenig nervös, weil mir diese Stelle sehr wichtig ist» zeigst du grosses Interesse. Ausserdem wirkst du sympathisch und ehrlich.

Wer trägt die Kosten für die Anreise zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch?

In der Schweiz gibt es keine generelle gesetzliche Pflicht für Arbeitgeber, die Reisekosten für ein Vorstellungsgespräch zu übernehmen. Manche Unternehmen beteiligen sich jedoch an notwendigen Reisekosten – insbesondere, wenn sie dich ausdrücklich einladen und du eine lange Anreise hast. Im Zweifel solltest du vorab klären, ob und in welchem Umfang Kosten übernommen werden.